CODICE ETICO
Approvato dal Consiglio di Amministrazione di BIA S.p.A. in data 22/12/2015

1. Lettera del Consiglio di Amministrazione

Il Codice Etico è uno degli strumenti da mettere in campo per la Responsabilità Sociale delle Imprese, ma il suo vero obiettivo è che … non debba servire a nulla …
Partiamo dall’inizio. Un Codice Etico ha l’ambizione di essere un punto di riferimento e una guida, uno strumento per l’attuazione di buone pratiche di comportamento per chi lavora o collabora con la propria Azienda, un supporto per chi vuole impegnarsi a perseguirne la missione.
C’è da dire che, mentre per quanto riguarda i comportamenti legalmente illegittimi ci sono leggi e contratti a definirli, per quanto riguarda quelli eticamente illegittimi o opportunistici la casistica è molto più complessa.
L’opportunista sfrutta a suo vantaggio le incompletezze o le parti meno definite del contratto o della norma, confidando sulle difficoltà a controllare se egli ne abbia o no sino in fondo rispettato lo spirito.
Si tratta dunque dei casi in cui il comportamento illegittimo non è individuabile al primo colpo, proprio per l’insufficiente finezza analitica o normativa e perché a volte mascherato da comportamento inopportuno.
Qui sta la vera difficoltà: possono esistere comportamenti legali che prevedono qualche forma di “forzatura” da parte di determinate categorie di soggetti a danno di altre, o che possono recare offesa a qualcuno.
Ecco che, al fine di orientare e giudicare i comportamenti, non essendo sempre possibile “aggiungere finezza” alla strumentazione normativa in essere, identificando i casi in cui possono manifestarsi i comportamenti inaccettabili secondo una metrica morale condivisa, dobbiamo agire proprio sulla nostra Etica personale.
La prima convinzione che dobbiamo avere è che i comportamenti opportunistici – non dichiaratamente illegali, ma contrari all’etica dell’organizzazione o all’etica sociale – sono quelli da cui dipende moltissimo l’immagine di una organizzazione.
Esiste dunque alla fine un diretto rapporto tra rispetto delle regole e autorevolezza, affidabilità e dunque successo dell’impresa.
Aristotele scriveva : “La dignità non consiste nel possedere onori, ma nella coscienza di meritarli” .
Ebbene, se dentro di ognuno di noi è matura la convinzione di meritarci gli onori per i nostri comportamenti limpidi, allora il vero scopo è già raggiunto e questo Codice Etico non servirà effettivamente a nulla …

2. Finalità e obiettivi del Codice Etico

Il Codice Etico, oltre a voler definire l’ammissibilità o inammissibilità dei comportamenti, contiene anche altri obiettivi:

a) il miglioramento delle relazioni interne e la formazione di una immagine esterna unitaria e chiara;
b) l’abolizione dei comportamenti opportunistici e la motivazione del massimo numero dei partecipanti verso obiettivi positivi;
c) indirizzare il singolo ad affrontare i dilemmi etici che si presentano nell’attività di tutti i giorni;
d) mantenere una buona reputazione

Il Codice Etico deve essere rispettato dai Destinatari, ossia tutti i Dipendenti (in base all’art. 2104 codice civile), gli Organi dell’Azienda, gli Amministratori, i Consulenti, i Collaboratori esterni, i Fornitori, gli Enti pubblici con i quali la Società intrattiene rapporti e chiunque collabori o abbia un qualsiasi rapporto con BIA S.p.A.. Ove necessario, l’azienda rende giuridicamente vincolanti le norme del Codice Etico mediante opportuni atti o negozi giuridici.
Destinatari hanno l’obbligo di osservare il Codice Etico sia nei rapporti tra loro (c.d. rapporti interni), sia nei rapporti con i terzi (c.d. rapporti esterni).
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del proprio operato, BIA S.p.A. opera perseguendo i seguenti criteri, compatibilmente con criteri di operatività:
• chiara e formalizzata assegnazione di poteri e responsabilità, coerente con le mansioni attribuite;
• quando possibile (quindi quando questo non intacca l’efficienza aziendale), separazione delle funzioni di contabilizzazione, esecuzione e controllo delle operazioni e attività aziendali;
• definizione di regole comportamentali idonee a garantire l’esercizio delle attività aziendali nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dell’integrità del patrimonio aziendale;
• formazione e sensibilizzazione dei diversi livelli di personale e collaboratori esterni sui temi trattati in questo Codice Etico;
• tracciabilità delle operazioni (sia legate alle attività operative che a quelle di controllo), volta a garantire che ogni operazione, transazione e/o azione sia verificabile, documentata, coerente e congrua.

2.1 Principi generali

Diritti umani
Il rispetto dei diritti inviolabili dell’uomo è essenziale. Per questo BIA S.p.A. promuove e difende questi diritti in ogni circostanza e ripudia qualsiasi discriminazione fondata sul sesso, sull’etnia, sulla lingua, sul credo religioso e politico e sulle condizioni sociali e personali. Facciamo nostri i principi posti nella Dichiarazione Universale dei Diritti dell’Uomo, nella Convenzione ONU sui diritti dell’infanzia e dell’adolescenza.

Integrità finanziaria e lotta antifrode
BIA S.p.A. compie qualsiasi operazione economica e transazione finanziaria osservando i principi di integrità e trasparenza che danno visione del fatto che non si compie alcuna operazione o transazione fraudolenta. Per questo, tra l’altro, ogni operazione e transazione viene correttamente autorizzata e verificata per quanto riguarda la legittimità, coerenza e congruità.

Lotta alla corruzione
BIA S.p.A. rifiuta la corruzione come strumento di conduzione dei propri affari. Non è, quindi, ammesso in alcuna circostanza corrompere o anche solo tentare di corrompere titolari di cariche pubbliche elettive, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, così come privati.
In particolare, nessuno può offrire, promettere o dare denaro o altri vantaggi per ottenere prestazioni indebite per BIA S.p.A. o per sé.
Viceversa, nessuno può richiedere denaro o altri vantaggi per eseguire prestazioni indebite.

Gestione delle Risorse Finanziarie
BIA S.p.A. ha individuato le modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati e per questo adotta procedure di gestione delle risorse finanziarie che si basano sulla tracciabilità dei flussi finanziari, da intendersi come possibilità di ricostruire ex post con esattezza il percorso decisionale e formale del flusso dal punto di partenza (chi ha pagato) al punto di arrivo (chi è stato pagato, con quale mezzo di pagamento, come e dove è stato prelevato);

2.2 I valori su cui si fonda l’attività di BIA S.p.A.

Il Codice Etico contiene i principi e le regole etiche fondamentali che devono orientare le condotte di tutti coloro che operano nell’azienda, affinché qualsiasi loro comportamento – all’interno dell’azienda e nei confronti di terzi, in primo luogo i clienti, i fornitori e gli organi istituzionali – sia conforme, oltre che alla legge, ai principi di onestà, correttezza, fedeltà, lealtà, trasparenza, imparzialità e riservatezza.

Onestà
BIA S.p.A., ha come principio imprescindibile il rispetto delle Leggi e dei Regolamenti, dei Contratti di lavoro di qualsiasi livello, degli accordi vincolanti per Statuto.
Nell’ambito della loro attività professionale, i Dipendenti, gli Organi dell’azienda, gli Amministratori, i Consulenti, i Collaboratori esterni, i Fornitori, gli Enti pubblici con i quali la Società intrattiene rapporti e chiunque collabori o abbia un qualsiasi rapporto con BIA S.p.A., sono tenuti ad osservare con diligenza le Leggi e i regolamenti vigenti nonché quanto previsto dallo Statuto.
In nessuna circostanza il perseguimento dell’interesse dell’azienda può giustificare una condotta non onesta.
BIA S.p.A. non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio. BIA S.p.A. non tollera i coinvolgimenti dei dipendenti in una qualsiasi forma di comportamento illegale. In particolar modo i dipendenti ed i componenti degli Organi dell’Azienda devono essere a conoscenza delle leggi e dei regolamenti da queste discendenti; qualora sussistessero dubbi su come procedere nell’ambito della loro attività, possono chiedere chiarimenti ai propri Responsabili di Servizio o di Ufficio.
Ai dipendenti ed ai componenti degli Organi dell’azienda è vietato svolgere attività o assumere comportamenti che potrebbero sollevare interrogativi sull’integrità, l’imparzialità o la reputazione di BIA S.p.A.; questo impone non soltanto agire in modo etico, ma anche rendere evidente a terzi questo principio.

Correttezza
Nell’esercizio di ogni attività devono essere evidenziate ed eventualmente monitorate le situazioni, anche solo potenziali, di conflitto di interesse, ossia situazioni in cui un dipendente, un Membro di un Organo dell’Azienda, un Consulente, un Fornitore o un Collaboratore esterno, direttamente e/o indirettamente, sia portatore di un interesse personale che potrebbe interferire con i doveri verso l’Azienda.
E’ richiesto a tutti i dipendenti, nel rispetto dei principi dello Statuto dei Lavoratori e senza che essi siano identificabili come atteggiamenti delatori, di segnalare all’Azienda tutti i casi conosciuti o supposti di conflitto di interesse relativamente a se stessi, a colleghi, fornitori od altri soggetti comunque legati alla Società.

Lealtà
L’azienda considera la lealtà un principio fondamentale. In questo senso si impegna a:

• non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità (anche solo temporanea);
• evitare che, nei rapporti in essere, chiunque operi a suo nome e per suo conto tenti di trarre vantaggio da lacune contrattuali o eventi imprevisti di vario genere con l’obiettivo di sfruttare la posizione di dipendenza o debolezza nelle quali si sia venuto a trovare l’interlocutore.

BIA S.p.A. intende inoltre tutelare il valore della concorrenza leale e pertanto si astiene da comportamenti di tipo collusivo o similare.

Trasparenza e tracciabilità delle informazioni
I dipendenti, gli Amministratori e i Collaboratori esterni dell’azienda sono tenuti a dare informazioni complete, trasparenti, veritiere, comprensibili ed accurate, con l’obiettivo di corrispondere alle attese di conoscenza degli impatti economici, sociali e ambientali delle attività aziendali.
In tal modo, nell’impostare i rapporti con l’azienda, chiunque vi entri in contatto deve essere messo nelle condizioni di prendere decisioni autonome e consapevoli.
Ogni operazione dell’azienda deve essere correttamente registrata, autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua. A tal fine, tutte le azioni e le operazioni dell’azienda devono avere una registrazione adeguata e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e svolgimento.
Per ogni operazione, in particolare quelle relative alle aree sensibili, deve essere pertanto predisposto un adeguato supporto documentale od informatico, al fine di poter procedere in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino chi ha effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.

Imparzialità
L’attività di BIA S.p.A. deve essere improntata alla massima imparzialità nei confronti di tutti gli interlocutori dell’Azienda.
I criteri di imparzialità e merito per quanto riguarda il personale devono essere applicati nella selezione, retribuzione, formazione progressione delle carriere.
Nello svolgimento della sua attività l’azienda deve assicurare il rispetto delle procedure e un trattamento omogeneo per clienti, fornitori, e in genere con tutti i soggetti con cui l’azienda intrattiene rapporti.

Riservatezza
BIA S.p.A. garantisce la riservatezza delle informazioni in suo possesso. I Dipendenti, gli Amministratori ed i Collaboratori esterni sono tenuti quindi a rispettare le regole stabilite in conformità alla Legge che tutela la riservatezza dei dati personali e sensibili e sono tenuti ad utilizzare le informazione acquisite in relazione alla propria attività professionale svolta per conto dell’azienda.

Sostenibilità ambientale
La politica ambientale di BIA S.p.A. nasce dalla consapevolezza che l’ambiente rappresenta un patrimonio da salvaguardare. BIA S.p.A. è consapevole degli effetti, diretti ed indiretti, che la propria attività può avere nel contesto socio economico del territorio e sul benessere generale della collettività, nonché dell’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera. Pertanto, BIA S.p.A. promuove l’integrazione delle problematiche ambientali nelle proprie attività e nelle relazioni con le parti interessate e contribuisce ad uno sviluppo sostenibile, in considerazione del diritto delle generazioni future ad un ambiente più sano e più pulito, anche attraverso il dialogo partecipativo con gli Enti Locali, le istituzioni e le Associazioni dei cittadini.

2.3 Adozione, modifica e diffusione del Codice Etico

Il Codice Etico è adottato da BIA S.p.A. con delibera del Consiglio di Amministrazione, organo che ne può deliberare anche le eventuali modifiche, integrazioni o aggiornamenti.
L’azienda attribuisce la massima importanza al rispetto del Codice Etico da parte di tutti i Destinatari, anche come condizione per la salvaguardia e promozione della sua immagine e reputazione.
Del Codice Etico è data ampia diffusione interna, ed è a disposizione di qualunque interlocutore dell’azienda.
Tutti i Destinatari sono tenuti all’osservanza del Codice Etico. A tal fine l’azienda, anche nel quadro delle attività di formazione ed aggiornamento professionale e nell’esercizio della potestà disciplinare:

• promuove, con azioni continuative ed efficaci, la conoscenza ed il rispetto del Codice Etico ad ogni livello organizzativo;
• verifica, attraverso apposite ed adeguate strutture di vigilanza e presidi documentali, l’osservanza del Codice Etico;
• sanziona adeguatamente le violazioni al Codice Etico.

3. Regole di comportamento

3.1 Rapporti con i clienti
1) Si definisce “cliente” di BIA S.p.A., chiunque fruisca di prodotti o di servizi dell’impresa a qualunque titolo.
2) BIA S.p.A. impronta la relazione con i clienti alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia e alla partecipazione. Riconoscendo il valore dell’ascolto e del dialogo, istituisce strumenti e canali volti ad assicurare un flusso costante e tempestivo di informazione e comunicazione. In particolare BIA S.p.A. si impegna a :

• utilizzare forme di comunicazione chiare e semplici, conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive e comunque scorrette, in modo da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della comprensione da parte del Cliente;
• non intrattenere rapporti con Clienti privi di requisiti di serietà e di affidabilità personale e commerciale o che sia conosciuto il coinvolgimento in attività illecite, con particolare riguardo a quelle sospettate di favorire a qualsiasi titolo il terrorismo o la malavita organizzata;
• rifiutare ogni forma di corruzione, “raccomandazione” o “condizionamento” sia interni che esterni;
• tenere un comportamento leale nei confronti dei propri business partner e dei soggetti con i quali si trova a competere sui mercati, ad esempio nel caso di gare e aste o di procedure per aggiudicazione di appalti o concessioni;
• assicurare la conformità del trattamento alle disposizioni di legge o regolamentari di volta in volta applicabili e, comunque, la riservatezza di quei dati e informazioni personali per finalità commerciali, secondo le aspettative legittime degli stessi clienti;
• garantire la sicurezza dei servizi offerti, assicurando la scrupolosa osservanza di tutte le norme legali, regolamentari e tecniche di volta in volta applicabili e ponendo in essere adeguate procedure di controllo.

3.2 Rapporti con dipendenti e collaboratori

1) Si definisce “dipendente” e/o “collaboratore” chiunque intrattenga con la Società una relazione di lavoro finalizzata al raggiungimento degli scopi dell’impresa. Essi si impegnano a:

• perseguire nello svolgimento della collaborazione, gli obiettivi e gli interessi generali dell’Azienda;
• informare senza ritardo, tenuto conto delle circostanze, i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali potrebbero essere titolari di interessi in conflitto con quelli dell’Azienda e in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza;
• assicurare la massima riservatezza relativamente a notizie e informazioni costituenti patrimonio aziendale o inerenti all’attività dell’Azienda, nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne;
• tenere comportamenti corretti negli affari di interesse di BIA S.p.A. e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
• non utilizzare a fini personali, se non su autorizzazione, informazioni, beni e attrezzature di cui dispongono nello svolgimento della funzione o dell’incarico.

2) BIA S.p.A. garantisce un ambiente di lavoro in cui ciascuno possa collaborare esprimendo la propria attitudine professionale e volendo valorizzare le competenze, le potenzialità e l’impegno, adoperando criteri di valutazione oggettivi.
3) Qualsiasi azione diretta ad alterare le condizioni di corretta competizione è contraria alla politica aziendale dell’azienda ed è vietata ad ogni soggetto che per essa agisce.
4) In nessun caso il perseguimento dell’interesse dell’azienda può giustificare un condotta dei vertici o dei collaboratori dell’azienda che non sia rispettosa delle leggi vigenti e conforme alle regole del presente Codice Etico.

3.3 Relazioni con i Consulenti e Fornitori dell’azienda

1) Sono “fornitori” tutti coloro che, a vario titolo, forniscono beni, servizi, prestazioni e risorse necessari alla realizzazione delle attività e all’erogazione dei servizi, concorrendo al raggiungimento degli obiettivi della Società.
2) BIA S.p.A. si impegna a intrattenere rapporti d’affari solo con soggetti che esercitano attività lecite, finanziate con capitali di provenienza legittima e che garantiscano ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile, il non sostegno del terrorismo. A tal fine può effettuare, per quanto possibile, un controllo preventivo attraverso la richiesta – anche al di là degli obblighi di legge – apposite certificazioni e dichiarazioni antimafia e antiriciclaggio.
3) La selezione dei Fornitori deve avvenire in maniera trasparente, secondo criteri oggettivi e predeterminati, che tengano conto esclusivamente della professionalità, competenza, affidabilità ed economicità complessiva del Fornitore, in relazione alla natura del bene o del servizio da ottenere.
4) I rapporti con i Fornitori sono improntati a correttezza e buona fede e devono essere documentati e ricostruibili.
5) I contratti con i Fornitori possono prevedere come condizione che il Fornitore si impegni al rispetto del Codice Etico; chi intrattiene rapporti con il Fornitore è tenuto a segnalare al responsabile della funzione e/o all’Organismo di Vigilanza inadempienze significative e non conformità rispetto al Codice Etico.
6) Per particolari forniture, nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento ai principi etici adottati, è previsto che possano essere introdotti requisiti di tipo sociale e ambientale (ad esempio la presenza di un Modello Organizzativo ex D.Lgs.231/2001 e/o di un Sistema di Gestione Ambientale) o specifiche certificazioni esterne.
7) L’elargizione di omaggi da parte dei fornitori e la loro accettazione da parte di amministratori, dirigenti, dipendenti e collaboratori della nostra Azienda sono ammesse solamente se di esiguo valore e comunque quando non mettano in pericolo l’effettiva parità di trattamento tra fornitori e non inquinino i valori etici sopra esposti.

3.4 Relazioni con la Pubblica Amministrazione, comunità locali e istituzioni pubbliche

1) Nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione e, in generale, con organismi pubblici, italiani, sovranazionali o esteri l’azienda si attiene scrupolosamente alle previsioni del Codice Etico e delle leggi vigenti, ed i suoi collaboratori devono tenere comportamenti corretti nella gestione degli interessi dell’azienda e nei rapporti con la Pubblica Amministrazione.
2) L’atteggiamento di BIA S.p.A. nei confronti di tutte le istituzioni deve essere orientato alla trasparenza, al dialogo e alla collaborazione.
3) La storica vocazione legata al territorio deriva dall’esperienza maturata a servizio della comunità locale e si fonda sulla consapevolezza che i servizi resi e le attività industriali di BIA S.p.A. hanno un’elevata interazione con il territorio e vi è una forte relazione tra lo sviluppo economico e sociale e la crescita stessa dell’azienda.
4) BIA S.p.A. assicura il rispetto delle esigenze del territorio, la costante definizione di uno sviluppo sostenibile delle infrastrutture, la costante ricerca di metodi di produzione sempre più coerenti con le esigenze dei clienti e con la produttività dell’impresa e sostenibili dal punto di vista ambientale.
5) Al fine di garantire la massima chiarezza nei rapporti, i contatti con gli interlocutori istituzionali avvengono esclusivamente tramite referenti che abbiano ricevuto esplicito mandato.
6) Al fine di prevenire comportamenti ritenuti inaccettabili se non addirittura in aperta violazione della legge e/o dei regolamenti, se tenuti nei confronti di dipendenti della Pubblica Amministrazione e/o di Funzionari che agiscono per conto della Pubblica Amministrazione, si precisa che ai Destinatari di questo Codice Etico è vietato:

• offrire denaro o doni a dirigenti, funzionari o dipendenti della Pubblica Amministrazione o a loro parenti, salvo che non si tratti di doni o utilità d’uso di modico valore;
• offrire qualsiasi oggetto, servizio, prestazione o favore di valore per ottenere un trattamento più favorevole in relazione a qualsiasi rapporto intrattenuto con la Pubblica Amministrazione;
• cercare di influenzare impropriamente i Funzionari o i Collaboratori della Pubblica Amministrazione, quando è in corso una qualsiasi trattativa, richiesta o rapporto con la Pubblica Amministrazione stessa;
• esaminare o proporre opportunità di impiego e/o commerciale che possano avvantaggiare dipendenti della Pubblica Amministrazione a titolo personale;
• sollecitare e/o ottenere informazioni riservate che possano compromettere l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.

7) Qualsiasi violazione (effettiva o potenziale) delle norme di condotta incluse nel presente paragrafo, commessa dai dipendenti di BIA S.p.A. o da qualsiasi soggetto destinatario del presente Codice Etico, deve essere segnalata tempestivamente all’Organismo di Vigilanza.

3.5 Rapporti con la Concorrenza

BIA S.p.A. evita commenti e giudizi negativi nei riguardi dei concorrenti, privilegiando, invece, il leale confronto sulla qualità e trasparenza dei prodotti offerti.
Chiunque operi, direttamente e/o indirettamente, in nome e/o nell’interesse e/o a vantaggio della nostra Organizzazione deve attenersi in ogni momento a quanto sopra ed, in particolare:

• non può usare nomi o segni distintivi idonei a produrre confusione con nomi o segni distintivi legittimamente usati da altri, o imitare servilmente i prodotti di un concorrente o di altra organizzazione in genere, o compiere con qualsiasi altro mezzo atti idonei a creare confusione con i prodotti e con l’attività di un concorrente o di altra organizzazione in genere;
• non può diffondere notizie e apprezzamenti sui prodotti e sull’attività di un concorrente o di altra organizzazione in genere, idonei a determinarne il discredito, o appropriarsi di pregi dei prodotti o dell’impresa di un concorrente o di altra organizzazione in genere;
• non può valersi direttamente o indirettamente di ogni altro mezzo non conforme ai principi della correttezza professionale e idoneo a danneggiare l’altrui organizzazione;
• non può compiere atti di violenza o minaccia nei confronti di chiunque, particolarmente nei confronti di persone direttamente e/o indirettamente legate ad organizzazioni concorrenti o di altra organizzazione in genere.

3.6 Rapporti con i mass media

1) Le comunicazioni della Società verso l’ambiente esterno, in particolare con la stampa, devono essere veritiere, chiare, trasparenti e non ambigue o strumentali e dovranno essere divulgate solo dalle persone a ciò delegate.
2) I dipendenti di BIA non possono fornire informazioni sulla Società ai rappresentanti dei mass media senza l’autorizzazione degli organi competenti.
3) I dipendenti di BIA S.p.A., chiamati a fornire verso l’esterno qualsiasi tipo di notizia riguardante obiettivi relativi alla Società in occasione di:

• partecipazione a convegni;
• partecipazione a pubblici interventi;
• redazione di pubblicazioni in genere;

sono tenuti ad ottenere l’autorizzazione dell’Organo preposto ai rapporti con i media o del vertice Aziendale al fine di concordare i contenuti delle dichiarazioni/ interventi in coerenza con le politiche aziendali e con i piani di sviluppo.

3.7 Partecipazione a procedure di gara indette dalla Pubblica Amministrazione

1) BIA S.p.A. si impegna a partecipare alle procedure di gara indette dalla Pubblica Amministrazione in modo corretto, nel rispetto della legge, delle norme del presente Codice Etico e delle procedure interne.
2) E’ pertanto vietato ai dipendenti, agli Organi ed ai Collaboratori dell’azienda:

• promettere/dare ad un Pubblico Ufficiale, per lui o per un terzo, una retribuzione non dovuta in denaro od altra attività in cambio di un atto del suo ufficio necessario per l’avanzamento dell’azienda nella procedura di gara;
• promettere/dare ad un Pubblico Ufficiale, per lui o per un terzo, una somma di denaro od un’altra utilità al fine di fargli omettere/ritardare un atto del suo ufficio o per compiere un atto contrario ai doveri d’ufficio al fine di favorire l’avanzamento dell’azienda nella procedura di gara;
• indurre in errore con artifici o raggiri, lo Stato o un qualsiasi Ente Pubblico al fine di favorire l’avanzamento della Società nella procedura di gara;

3.8 Richiesta di fondi pubblici e loro gestione

1) In relazione alle richieste di Fondi Pubblici ed al loro utilizzo, BIA S.p.A. si impegna a procedere nell’iter per l’ottenimento dei fondi e nel loro utilizzo in modo corretto, nel rispetto della legge, delle norme del presente Codice Etico e delle procedure interne.
2) E’ pertanto vietato ai dipendenti, agli Organi ed ai Collaboratori dell’Azienda:

• impiegare i fondi ricevuti per favorire iniziative dirette alla realizzazione di opere o allo svolgimento di attività di pubblico interesse con finalità diverse da quelle per cui sono stati ottenuti;
• utilizzare/presentare dichiarazioni o documenti falsi attestanti cose non vere o omettere informazioni dovute al fine di conseguire indebitamente i fondi;
• promettere/dare ad un Pubblico Ufficiale, per lui o per un terzo, una retribuzione non dovuta in denaro od altra attività in cambio di un atto del suo ufficio necessario per l’ottenimento di fondi a favore dell’azienda;
• promettere/dare ad un Pubblico Ufficiale, per lui o per un terzo, una somma di denaro od un’altra utilità al fine di fargli omettere/ritardare un atto del suo ufficio o per compiere un atto contrario ai doveri d’ufficio al fine di favorire l’ottenimento di fondi a favore dell’azienda;
• indurre in errore con artifici o raggiri, lo Stato o un qualsiasi Ente Pubblico al fine di far ottenere all’azienda i Fondi;
• alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico/telematico o intervenire su dati/informazioni/programmi per ottenere i fondi o maggiorare l’importo di Fondi già ottenuti.

3.9 Partecipazione a procedimenti giudiziari

1) BIA S.p.A. si impegna a procedere nel procedimento giudiziario in modo corretto, nel rispetto della legge, delle norme del presente Codice Etico e delle procedure interne.
2) BIA S.p.A., favorisce il dialogo e la collaborazione con clienti e fornitori e privilegia la risoluzione in via non giudiziale dei possibili contrasti promuovendo procedure conciliative per prevenire le controversie giudiziali tra l’azienda e il cliente.
3) All’interno dei procedimenti giudiziari in cui l’azienda sia parte, è vietato ai Dipendenti, agli Organi dell’azienda e ai Collaboratori dell’azienda:

• promettere/dare ad un Pubblico Ufficiale, per lui o per un terzo, una retribuzione non dovuta in denaro od altra attività in cambio di un atto del suo ufficio al fine di ottenere un vantaggio per l’azienda;
• promettere/dare ad un Pubblico Ufficiale, per lui o per un terzo, una somma di denaro od un’altra utilità al fine di fargli omettere/ritardare un atto del suo ufficio o per compiere un atto contrario ai doveri d’ufficio al fine di ottenere un vantaggio dell’azienda nel procedimento giudiziario;
• indurre in errore con artifici o raggiri, lo Stato o un qualsiasi Ente Pubblico al fine di ottenere un vantaggio per l’azienda nel procedimento giudiziario;
• alterare in qualsiasi modo il funzionamento di un sistema informatico/telematico o intervenire su dati/informazioni/programmi al fine di ottenere un vantaggio per l’azienda nel procedimento giudiziario.

3.10 Relazioni con partiti politici, organizzazioni sindacali e associazioni portatrici di interessi

1) Nei rapporti con partiti politici, organizzazioni politiche e sindacali e associazioni rappresentative di interessi collettivi o di categoria, l’Azienda si attiene scrupolosamente al Codice Etico e tiene conto dei rispettivi ruoli nell’ambito dell’agire sociale.
2) I rapporti in questione sono intrattenuti esclusivamente dagli Esponenti Aziendali o dai Dipendenti competenti secondo le norme interne dell’Azienda o espressamente e debitamente autorizzati, con il conferimento di adeguati poteri. Ove richiesto dalle circostanze, viene individuato, in base alle norme interne dell’azienda, un responsabile del procedimento, con il compito, tra l’altro, di coordinare i soggetti incaricati e di vigilare sul rispetto del Codice Etico. Nessuno, che abbia interessi, anche non patrimoniali o indiretti, a qualsiasi titolo collegati o riconducibili a partiti politici, organizzazioni politiche e sindacali e associazioni rappresentative di interessi collettivi o di categoria o con persone che ne fanno parte, può intrattenere i predetti rapporti in nome o per conto dell’Azienda.
3) E’ sempre tassativamente vietato promettere o corrispondere, a qualsiasi titolo, anche indirettamente, o sotto forme simulate, denaro o altre utilità a persone che fanno parte di partiti politici, organizzazioni politiche e sindacali e associazioni rappresentative di interessi collettivi o di categoria o a persone a queste collegate in virtù di rapporti familiari, personali o d’affari.
4) Chiunque venga a conoscenza di richieste di denaro o altra utilità provenienti da persone facenti parte di partiti politici, organizzazioni politiche e sindacali e associazioni rappresentative di interessi collettivi o di categoria, o comunque di promesse o dazioni di danaro o altra utilità effettuate da parte di esponenti aziendali in favore dei soggetti predetti, è tenuto ad informare tempestivamente il responsabile del procedimento e/o il responsabile della funzione e/o l’Organismo di Vigilanza.
5) Solo nel perseguimento di scopi istituzionali, culturali o di solidarietà sociale, l’azienda può promuovere o partecipare, anche con contribuzioni di denaro o offerta di servizi, a iniziative coerenti alle finalità predette, secondo la propria procedura interna che individua il responsabile del procedimento e la partecipazione all’iniziativa, che deve essere adeguatamente motivata, anche riguardo alla congruità dell’impegno economico ed alla qualità dell’iniziativa e dei partecipanti.

3.11 Rapporti con le Autorità di Vigilanza e Controllo

1) I rapporti dell’azienda con le Autorità di vigilanza e controllo, siano esse nazionali, o sovranazionali, sono ispirati ai principi di legalità, trasparenza e leale collaborazione.
2) BIA S.p.A. dà piena e scrupolosa osservanza alle norme antitrust ed alle Authorities regolatrici del mercato.
3) L’azienda adempie gli obblighi di legge in materia di comunicazioni nei confronti delle competenti Autorità garantendo la completezza e l’integrità delle notizie, l’oggettività delle valutazioni e assicurando la tempestività nell’inoltro.

3.12 Rapporti con il Collegio Sindacale, le Società di revisione e altre strutture.
1) Nei rapporti con il Collegio Sindacale e con la Società di revisione, ove presente, ciascuna struttura o funzione dell’azienda, nonché ciascun Destinatario si attiene, tra l’altro, alle disposizioni del Codice Etico, nel rispetto dei rispettivi ruoli istituzionali.
2) Le richieste di adempimenti e di documentazione devono essere evase tempestivamente, con chiara assunzione della responsabilità circa la veridicità, completezza e accuratezza delle informazioni fornite. I dati ed i documenti richiesti sono resi disponibili in modo puntuale ed esauriente. Le informazioni così fornite devono essere accurate, complete, fedeli e veritiere evitando e comunque segnalando, nella forma e nei modi idonei, situazioni di conflitto di interesse.

3.13 Informazioni riservate e protezione dei dati personali

1) Per informazioni riservate si intendono i dati e le conoscenze non accessibili al pubblico, in qualsiasi modo elaborate o registrate, attinenti all’organizzazione dell’azienda, ai beni aziendali, alle operazioni commerciali e finanziarie progettate o avviate dall’azienda, ai procedimenti giudiziali ed amministrativi, ai rapporti con i clienti e con i fornitori di BIA S.p.A. e le altre controparti istituzionali.
2) In ogni comunicazione con l’esterno le informazioni riguardanti l’azienda e le sue attività devono essere veritiere, chiare, verificabili.
3) Le persone che, secondo i regolamenti interni, sono a conoscenza di informazioni riservate, o ne vengono occasionalmente a conoscenza sono tenute a rispettare i vincoli di riservatezza stabiliti dall’azienda.
4) Il dipendente, al fine di tutelare la riservatezza delle informazioni comunicate dalle imprese che entrano in contatto con l’azienda si astiene dal diffondere e dall’utilizzare, a scopo personale, le informazioni di cui dispone per ragioni d’ufficio, fermo restando il rispetto delle norme e dei regolamenti posti a tutela del diritto di informazione e di accesso.
5) Fermo restando il rispetto della normativa vigente in materia di tutela e trattamento dei dati personali, i Destinatari del Codice Etico assicurano l’utilizzo di informazioni riservate solo per scopi connessi all’esercizio della propria attività, impegnandosi a proteggere le informazioni generate o acquisite e ad evitarne ogni uso improprio o non autorizzato.

3.14 Tutela della proprietà intellettuale

1) BIA S.p.A. ha forte consapevolezza dell’importanza della proprietà intellettuale e per questo rispetta e protegge il contenuto di ogni forma di proprietà intellettuale propria e altrui, si tratti di diritti d’autore, brevetti, marchi, segreti commerciali o altro bene immateriale, in particolare per ciò che riguarda il software informatico.
2) Per tutto questo è da ritenersi fuori da ogni logica aziendale la produzione con la contraffazione di marchi o segni distintivi (es. falsi prodotti biologici) per ricavare maggiori guadagni di vendita.

3.15 Doni, benefici o altre utilità

1) E’ vietato a tutti i Destinatari promettere od offrire a terzi, nonché accettare la promessa di ricevere da terzi, direttamente o indirettamente, anche in forme simulate, doni, benefici o altre utilità (es. economici, favori, raccomandazioni).
2) Il divieto che precede ammette deroghe per beni o servizi di modico valore la cui offerta rientri nelle consuetudini, sempre che essi non siano stati sollecitati dal Destinatario e non siano tali da poter suscitare l’impressione che la loro offerta comporti indebiti vantaggi per chicchessia.
3) Il Destinatario che riceve beni, servizi o altre utilità in modo difforme da quanto precede deve informare immediatamente il responsabile della funzione e l’Organismo di Vigilanza interno.

3.16 Utilizzo di attrezzature, dispositivi e strutture aziendali

1) Il patrimonio aziendale di BIA S.p.A. è costituito dai beni fisici materiali, quali ad esempio attrezzature, automezzi, impianti, immobili, computer, stampanti, software e infrastrutture e beni immateriali quali ad esempio, informazioni riservate, know-how, conoscenze tecniche, sviluppate e diffuse dai dipendenti della Società.
2) Tutti devono sentirsi responsabili dei beni di BIA e del loro corretto utilizzo.
3) L’utilizzo di questi beni da parte dei destinatari, deve essere funzionale esclusivamente allo svolgimento delle attività aziendali o agli scopi autorizzati dalle funzioni aziendali interessate. Eventuali deroghe sono consentite solo se debitamente autorizzate.
4) E’ fatto assoluto divieto di utilizzare in modo improprio o danneggiare i beni e le risorse dell’azienda o di consentire ad altri di farlo.
5) L’impiego dei beni aziendali deve essere sempre conforme alle leggi e alle norme interne e deve essere effettuato secondo i principi di funzionalità ed efficienza.
6) Le registrazioni o riproduzioni audiovisive, elettroniche o fotografiche di documenti aziendali sono consentite solo per le esigenze direttamente connesse allo svolgimento della mansione o funzione attribuita, e sempre che non si pongano in conflitto con gli interessi dell’azienda.
7) In ogni caso, i Destinatari non possono utilizzare le risorse, i programmi e le apparecchiature informatiche e di rete per finalità estranee a quelle dell’azienda o contrarie alla normativa vigente e sempre nel rispetto della regolamentazione aziendale sull’uso degli strumenti informatici, della c.d. e-mail, della rete internet messa a disposizione dall’azienda e delle apparecchiature di telefonia fissa e mobile in dotazione.

3.17 Registrazioni contabili

1) Le scritture contabili devono essere redatte secondo i principi di trasparenza, veridicità, completezza, chiarezza, affidabilità e devono consentire la redazione di un quadro attendibile e fedele della situazione economico-patrimoniale dell’azienda, assicurando la possibilità di rintracciare agevolmente, per ciascun documento contabile, la documentazione che lo supporta, al fine di consentire analisi e verifiche.
2) La documentazione deve altresì consentire di ricostruire i soggetti che sono intervenuti nella preparazione dell’operazione, nella sua decisione o attuazione e nel controllo, nonché le modalità seguite e i criteri adottati nelle valutazioni.
3) Devono essere attuate adeguate ed opportune modalità di conservazione della documentazione contabile, al fine di garantire la autenticità e la veridicità di ciascun documento.
4) Le rappresentazioni in bilancio di fatti di gestione a supporto di valutazioni estimative, dovranno consentire di scindere il contenuto rappresentativo da quello valutativo, indicando in modo chiaro e preciso i criteri assunti a base della valutazione.

3.18 Risorse umane

1) BIA S.p.A. riconosce la centralità delle risorse umane, quale principale fattore di successo di ogni impresa, in un quadro di lealtà e fiducia reciproche tra datore e prestatori di lavoro.
2) Il rapporto di lavoro si svolge nel rispetto della normativa contrattuale collettiva del settore e della normativa previdenziale, fiscale ed assicurativa.
3) La selezione, la retribuzione, la formazione e la progressione delle carriere del personale devono basarsi su criteri predeterminati ed oggettivi, ispirati a correttezza, imparzialità e merito. Le decisioni relative alla selezione del personale e tutte le decisioni relative ai rapporti di lavoro devono essere motivate.
4) Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel rispetto di tutte le norme legali e contrattuali, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.
5) L’Azienda favorisce la crescita professionale e personale dei Dipendenti e a tal fine ha cura di coinvolgerli nella condivisione degli obiettivi e nell’assunzione di responsabilità coerenti con i ruoli ricoperti e le capacità riscontrate . Ciascun Dipendente ha diritto a svolgere mansioni coerenti con quelle per le quali è stato assunto o che gli sono state assegnate in ragione dei suoi meriti e della sua crescita professionale.
6) É vietato anche il solo prospettare

• incrementi nella remunerazione,
• progressione di carriera,
• altri vantaggi

quale contropartita di attività difformi dalle leggi, dalle norme e regole interne.

3.19 Conflitto di interessi e attività lavorativa esterna da parte dei dipendenti

1) Il personale di BIA S.p.A. deve astenersi dal partecipare a qualsiasi attività che possa ingenerare conflitto di interessi.
2) Per conflitto di interessi si intende che i dipendenti debbano evitare tutte le situazioni ed attività in cui si possa manifestare un conflitto di interessi tra le attività economiche personali e le mansioni che ricoprono all’interno della struttura di appartenenza.
3) Il personale di BIA S.p.A. nello svolgimento delle proprie attività non può:

• svolgere attività lavorative a favore della concorrenza;
• prestare, senza il consenso della Società, la propria attività professionale in qualità di dipendente, consulente, membro del Consiglio di Amministrazione o del Collegio Sindacale, a favore di organizzazioni concorrenti di BIA S.p.A.;
• rappresentare, agire e lavorare per conto di un fornitore o un cliente di BIA S.p.A.
• accettare e/o ricevere denaro o altri favori per consigli o servizi resi, in relazione alla normale attività.

4) Lo svolgimento di attività lavorative, anche saltuarie o gratuite, al di fuori dell’azienda , è consentito ai Destinatari nei limiti in cui non ostacoli l’adempimento dei loro doveri nei confronti dell’azienda, fermo restando che tali attività non devono pregiudicare gli interessi dell’azienda o la sua reputazione. Vigono comunque le disposizioni al riguardo contenute nel contratto collettivo nazionale di settore con i divieti di attività ivi contenuti.

3.20 Salute e Sicurezza sul lavoro

1) La tutela della salute e sicurezza dei lavoratori negli ambienti di lavoro è per BIA S.p.A. un principio di grande significato e spessore culturale.
2) A tal fine, BIA S.p.A. si pone l’obiettivo di “lavorare in sicurezza”, ovvero di garantire il rispetto delle norme di prevenzione e l’adozione di comportamenti sicuri a vantaggio della tutela delle persone e dell’ambiente di lavoro, impegnandosi a diffondere e consolidare tra tutti i propri collaboratori e dipendenti una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti sicuri e responsabili da parte dei singoli.
3) L’azienda si impegna, quindi, a garantire l’integrità fisica e morale dei suoi collaboratori e dipendenti, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale e un ambiente di lavoro sicuro, sano e produttivo anche tramite la diffusione di una cultura della sicurezza e della gestione dei rischi e l’incentivazione di comportamenti responsabili da parte di tutti e assicurando una adeguata prevenzione infortunistica ed un ambiente di lavoro salubre e sicuro.
4) Tutto il personale di BIA S.p.A., nella misura adeguata al proprio ruolo e responsabilità, dovrà garantire il rispetto delle seguenti regole:

• adottare comportamenti sicuri durante il lavoro, ovvero operare nel rispetto dei regolamenti aziendali, delle procedure, delle istruzioni, delle norme di prevenzione in generale e del presente Codice Etico;
• evitare comportamenti pericolosi per sé e per gli altri;
• rispettare gli ordini indicati dai superiori gerarchici o dalla Direzione;
• comunicare immediatamente ai superiori ogni anomalia, criticità o altra situazione di pericolo di cui si venga a conoscenza durante il lavoro;
• comunicare immediatamente al proprio preposto il mancato rispetto altrui delle procedure di sicurezza nell’espletamento delle mansione, all’esclusivo fine di tutelare la sicurezza propria e dei colleghi di lavoro,
• partecipare con attenzione alle attività formative organizzate;
• collaborare, con comportamenti responsabili e nel rispetto delle regole aziendali, nel caso di allarme per una situazione di emergenza;
• sottoporsi alla sorveglianza sanitaria prevista;
• maturare la piena consapevolezza in merito all’attuazione del modello organizzativo e di gestione adottato, collaborando con le figure responsabili al raggiungimento degli obiettivi di prevenzione.

3.21 Prevenzione e controlli

1) BIA S.p.A., adotta specifiche modalità di controllo della conformità dei comportamenti, di chiunque agisca per suo conto o nel suo ambito, alle previsioni della normativa vigente ed alle regole di comportamento di questo Codice Etico. Ciascun Destinatario del presente Codice Etico, nell’ambito delle proprie funzioni e dei compiti assegnati, deve contribuire attivamente al corretto funzionamento del sistema dei controlli interni.

3.22 Sanzioni

1) L’osservanza da parte dei dipendenti dell’azienda delle norme del Codice Etico deve considerarsi parte essenziale delle obbligazioni contrattuali ai sensi dell’art. 2104 c.c.
2) La violazione delle norme del Codice Etico potrà costituire inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito disciplinare, con ogni conseguenza di legge.
3) Fatta salva la possibilità per l’azienda di chiedere il risarcimento dei danni che alla stessa possano derivare da comportamenti in violazione del Codice Etico adottato, l’inosservanza delle norme in esso contenute, comporta l’applicazione ai Destinatari di una sanzione proporzionata, efficace e dissuasiva, prevista dal sistema sanzionatorio aziendale.
4) L’applicazione delle sanzioni nei confronti dei Dipendenti avviene nel rispetto delle disposizioni di legge e delle previsioni contenute negli accordi – anche individuali – e nei contratti collettivi di lavoro, in particolare con riferimento agli artt. 7 e segg. della Legge 20 maggio 1970, n. 300 e delle disposizioni contenute nei C.C.N.L. applicabili.

3.23 Segnalazioni

1) Ogni Destinatario ha l’obbligo di segnalare all’Organismo di Vigilanza immediatamente qualsiasi violazione del Codice Etico.
2) Con riferimento alle segnalazioni ricevute, l’Organismo di Vigilanza potrà avvalersi delle competenti funzioni aziendali – ed in particolare delle strutture deputate al controllo interno – per gli accertamenti del caso e potrà proporre l’adozione dei provvedimenti necessari.
3) Tutte le segnalazioni pervenute all’Organismo di Vigilanza vengono gestite in modo confidenziale, essendo i propri membri tenuti al mantenimento della riservatezza sulle segnalazioni ricevute e garantendo l’anonimato del soggetto che le effettua.
4) I soggetti che segnalano in buona fede sono garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, penalizzazione e in ogni caso sarà assicurata la riservatezza dell’identità di coloro che segnalano, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti dell’azienda o delle persone accusate erroneamente o in malafede.